عملية مراجعة طلب الاستفسار الإلكتروني للتموي

يقوم مسؤولو البرامج في المؤسسة بمراجعة كل طلب استفسار إلكتروني عن التمويل لتحديد فيما إذا كان مشروعك المقترح يمثل فرصة واقعية وإستراتيجية تنطوي على إمكانيات النجاح وتعزيز الرؤية الإنسانية للمؤسسة. وتقوم المؤسسة فقط بتوجيه الدعوة لمقترحات مشاريع تعتقد بأنها تنسجم مع مجالات التمويل وتنسجم مع مقاصد المانح (السير جون تمبلتون).

تدرس المؤسسة كل طلب استفسار إلكتروني للتمويل في ضوء الموارد المحدودة المتوفرة لها، وبالنظر إلى جودة المشاريع المقترحة المماثلة. ومن نافل القول أن المؤسسة لا تستطيع تمويل كل فكرة جيدة لمشروع، لذا نستدعي مقترحات كاملة عن أجدر مشاريع مقترحة للتمويل.

تقدم المقترحات الكاملة فقط بعد الاستدعاء

تستلم المؤسسة المقترحات الكاملة فقط بعد الاستدعاء، وهذه هي المرحلة الثانية في طلب التمويل من المؤسسة. يتم إرسال الدعوات لتقديم المقترح الكامل إلى مقدم الطلب بالبريد الإلكتروني وفق تواريخ الإشعار المبينة في الجدول الزمني للمنح المالية. ويكون النموذج المطلوب اعتماده في تقديم المقترح الكامل متوفراً على بوابة تمبلتون في اليوم ذاته الذي يرسل فيه الإشعار

يسمح هذا النموذج لمقدم الطلب أن يعرض المشروع المقترح بتفاصيل وافية في خانات المعلومات، كما تتوفر عدة مواضع لتحميل ملفات ضرورية واختيارية مساندة، مثل الميزانية، والوصف السردي لنشاطات المشروع، والمستندات التكميلية، وغيرها. ولمساعدة مقدمي الطلبات على تعبئة النموذج، نقوم بملئ العديد من الخانات بالمعلومات التي تم تقديمها في مرحلة تقديم طلب الاستفسار الإلكتروني للتمويل.

عملية مراجعة المقترح الكامل

تخضع كل المقترحات الكاملة للمراجعة وفق الجدول الزمني لمنح التمويل. ولكي نضمن اختيار وتمويل أفضل فرص البحث، وضعت المؤسسة عملية مراجعة صارمة للمقترحات تستغرق أربعة أشهر ونصف تقريباً. وتشمل العملية الشاملة لمراجعة المقترحات لدى المؤسسة النشاطات التالية أو بعضها:

المراجعة الداخلية

المراجعة الخارجية

تعديلات المقترح

المراجعة النهائية

والإشعار بالقرار

يبدأ كل مقترح كامل بمراجعة داخلية من مسؤولي المؤسسة وينتهي بالإشعار، لكن على أي حال، فإن الخطوات بين هاتين الخطوتين ليست ترتيبية، وهي بتصرف مسؤولي المؤسسة حسب الحالة.

المراجعة الداخلية

تخضع تفاصيل كل مقترح إلى المراجعة للتحقق من الاكتمال والدقة. ويمكن أن تشمل الخطوات التالية طلب تقديم معلومات إضافية أو توضيح أكثر بخصوص قسم أو أكثر من المقترح، ثم إرسال المقترح للمراجعة الخارجية، أو نقل المقترح بشكل مباشر إلى مرحلة الكتابة النهائية من المراجعة.

المراجعة الخارجية

تستخدم المؤسسة مراجعين خارجيين كوسيلة إضافية لتقييم المقترحات. إن المعلومات والاقتراحات والأفكار والأسئلة والنقاط الهامة التي يقدمها المراجعون تمكّن المؤسسة من تقييم جودة المقترحات، وتطبيق اقتراحات المراجعة أو إدخال تحسينات عليها.

يتم اختيار المراجعين الخارجيين بطريقتين: (1) يقترح البعض منهم مقدم الطلب في مقترحه الكامل، (2) يحدد بعضهم الآخر مسؤولو المؤسسة. إذا جرى إرسال المقترح للمراجعة الخارجية، فإن المؤسسة عادة تدعو مراجعين اثنين على الأقل من أولئك الذين اقترحهم مقدم الطلب ومراجع أو أكثر من الذين حددتهم المؤسسة. لكن المؤسسة لا تكشف عن هوية المراجعين لمقدمي الطلبات أو للممنوحين.

إذا قرر مسؤولو المؤسسة أن المراجعة الخارجية غير ضرورية، يمكن ألا يمر مقترحك بهذه الخطوة ضمن عملية المراجعة.

مراجعات المقترحات

ذا كان ثمة ملاحظات أو أسئلة أو أفكار من أجل التحسين، أو توصيات محددة من مسؤولي البرامج أو المراجعين الخارجيين، يجري إرسال إشعار بالبريد الإلكتروني إلى مقدّم الطلب، ويتم تشجيع المقدّم على الاتصال بمسؤولي المؤسسة بشأن أي استفسار.

تستخدم المؤسسة هذه الإشعارات لطلب توضيحات بخصوص عناصر المشاريع المقترحة، ولمعالجة المسائل الإدراية الخاصة بالمقترح، والتوصية بإجراء تغييرات أو تحسينات على المشروع.

يطلب من مقدمي الطلبات إنجاز عمليات التعديل والتحرير وإعادة تقديم المقترح بتاريخ محدد، بحيث يمكن للمؤسسة متابعة المراجعة. وإن الإخفاق في الاستجابة السريعة لطلبات المؤسسة قد ينجم عنه رفض المقترح. .

المراجعة النهائية والقرار

رغم أن مسؤولي البرامج في المؤسسة مكلفون بمراجعة وتقييم كل المقترحات، فإن سلطة الموافقة على تمويل المشاريع المقترحة هي من اختصاص مجلس الأمناء في المؤسسة ورئيسها فقط.

يتم تحديد اجتماعات مراجعة المقترحات بشكل دوري على مدى العام، ويجري تقديم المواد إلى الرئيس أو مجلس الأمناء بتواريخ محددة، عادة ما تكون متناسبة مع الجدول الزمني لمنح التمويل. جميع قراراتا:

• معتمد حسبما هو مقترح
• مرفوض حسبما هو مقترح
• معتمد بشرط قبول مراجعات معيّنة

بالنسبة لمقدمي الطلبات الذين يحصل مقترحهم على قرار “معتمد بشرط”، فإنهم يستلمون رسالة بالبريد الإلكتروني تطلب منهم الإجابة على أي أسئلة نهائية أو إجراء أي مراجعات نهائية.

الإشعار

بعد أن يقوم رئيس المؤسسة أو مجلس الأمناء في المؤسسة باتخاذ قرار بشأن التمويل، يجري إرسال إشعار إلى مقدم الطلب بالبريد الإلكتروني.

اتفاقية المنحة

تقدم مؤسسة جون تمبلتون تمويل المنحة من خلال اتفاقيات تعاقدية للمنح. وتصف كل اتفاقية الشروط العامة التي تنطبق على كل منحة، وتشمل إرشادات التواصل وإرشادات الالتزام وكذا الاستخدام المحظور للأموال.

بالإضافة إلى بنود وشروط المنحة، تحتوي الاتفاقية أيضاً على وصف عام للمشروع، والميزانية المعتمدة، والنتائج والمخرجات المحددة، والجدول الزمني للدفعات المالية والتقارير.

يرسل مسؤولو المؤسسة اتفاقية المنحة إلى الشخص المعتمد للتوقيع على العقد والذي يكون قد ذكر اسمه في المقترح الكامل.